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AVANCE SENTENCIAS S.A.S.

POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

1. OBJETO

Esta política (en adelante, la “Política”) desarrolla los principios, reglas y procedimientos que AVANCE SENTENCIAS S.A.S. (en adelante, “AVANCE SENTENCIAS” o “la Empresa”) aplica para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia y supresión de los datos personales de las personas naturales cuya información es objeto de tratamiento en el marco de sus actividades, en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (hoy compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, Título 2, Capítulo 25) y las demás normas que los modifiquen, adicionen o reglamenten.

Esta Política constituye el instrumento de que trata el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 y sustituye, actualiza y deja sin efectos cualquier aviso o cláusula de tratamiento de datos personales utilizado previamente por AVANCE SENTENCIAS.

2. ALCANCE Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

La Política aplica a todas las bases de datos y archivos, físicos o electrónicos, administrados por AVANCE SENTENCIAS que contengan datos personales, y es de obligatorio cumplimiento para los administradores, empleados, contratistas y demás terceros que, por cuenta de la Empresa, tengan acceso o realicen tratamiento de datos personales. Aplica, entre otros, a los datos personales de:

3. MARCO NORMATIVO

Esta Política se fundamenta principalmente en el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015), la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) en su capítulo sobre protección de datos personales, y demás normas que las reglamenten, modifiquen o sustituyan.

4. DEFINICIONES

5. PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO

AVANCE SENTENCIAS aplica de manera armónica e integral los principios establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

6. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Razón social AVANCE SENTENCIAS S.A.S.

NIT 901335965-9

Domicilio Bogotá D.C., Colombia

Dirección Carrera 14 a #127 -15

Correo electrónico administración @avancesentencias.com

Teléfono +571 7465524

Sitio web www.avancesentencias.com

7. DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO

En el desarrollo de su objeto social, AVANCE SENTENCIAS podrá recolectar y tratar, entre otros, los siguientes datos personales, dependiendo de su relación con el Titular:

Cuando los beneficiarios de sentencias, conciliaciones o laudos sean niños, niñas o adolescentes, AVANCE SENTENCIAS tratará sus datos personales únicamente en la medida necesaria para la evaluación, cesión, trámite y pago de los derechos económicos que les correspondan, respondiendo y respetando su interés superior y asegurando el respeto de sus derechos fundamentales, de conformidad con el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, la Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional y el artículo 2.2.2.25.2.9 del Decreto 1074 de 2015. La autorización será otorgada por su representante legal o tutor, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. Los datos de niños, niñas y adolescentes no serán utilizados con fines comerciales, publicitarios ni de perfilamiento.

El tratamiento de datos sensibles (incluidos los datos biométricos, los datos de salud y las imágenes de videovigilancia) solo se realizará cuando el Titular haya otorgado su autorización explícita, o cuando concurra alguna de las demás excepciones previstas en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, informándole en todo caso que no está obligado a autorizar su tratamiento.

8. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los datos personales recolectados por AVANCE SENTENCIAS serán tratados para una o varias de las siguientes finalidades, según el tipo de relación que la Empresa tenga con el Titular:

  1. Originación y gestión de sentencias: evaluar, valorar, negociar y formalizar la adquisición o cesión de derechos económicos derivados de sentencias, conciliaciones y laudos arbitrales, así como adelantar el trámite y cobro ante las entidades públicas y demás terceros obligados al pago.
  2. Debida diligencia y prevención de riesgos: verificar la identidad de los Titulares, el origen y la validez de los títulos judiciales cedidos, y dar cumplimiento a los requerimientos legales en materia de conocimiento del cliente, prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva (SAGRILAFT), conforme a las instrucciones de la Superintendencia de Sociedades, cuando aplique.
  3. Gestión contractual y de pagos: formalizar, ejecutar y hacer seguimiento a los contratos de cesión, poderes, cuentas de cobro y demás documentos requeridos para el desembolso de recursos a los Titulares.
  4. Reporte a inversionistas y vehículos de inversión: compartir la información necesaria con los fondos, fiduciarias y demás vehículos de inversión relacionados, para efectos de estructuración, reporte y administración de las inversiones en derechos económicos litigiosos.
  5. Prospección y gestión comercial: contactar abogados, apoderados y potenciales cedentes con el fin de ofrecer los servicios de AVANCE SENTENCIAS, hacer seguimiento comercial y administrar la relación mediante herramientas de CRM.
  6. Atención al Titular: resolver consultas, peticiones, quejas y reclamos, y medir la satisfacción de los Titulares mediante encuestas de servicio.
  7. Seguridad y control de acceso: administrar el ingreso de visitantes, empleados y contratistas a las instalaciones de la Empresa, incluyendo el uso de datos biométricos y de sistemas de videovigilancia cuando dichos controles estén implementados. La existencia de cámaras será informada mediante avisos visibles en las zonas videovigiladas.
  8. Gestión del talento humano: administrar procesos de selección, vinculación, nómina y demás obligaciones laborales respecto de empleados, contratistas y aspirantes.
  9. Cumplimiento legal, contable y tributario: atender requerimientos de autoridades administrativas o judiciales, y cumplir obligaciones contables, tributarias y regulatorias aplicables a la Empresa.
  10. Fines estadísticos, comerciales y de mercadeo: elaborar estudios internos, reportes de gestión y, cuando el Titular lo autorice expresamente, remitir comunicaciones comerciales o publicitarias, incluyendo mensajes de texto (SMS) y correo electrónico.

9. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

Salvo en los casos exceptuados por el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (por ejemplo, información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones o por orden judicial, o datos de naturaleza pública), AVANCE SENTENCIAS obtendrá la autorización previa, expresa e informada del Titular antes o, a más tardar, en el momento de la recolección de sus datos personales.

La autorización podrá constar por escrito, de forma verbal, o mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó el consentimiento, y podrá recogerse a través de formularios físicos, formularios electrónicos, mensajes de datos o cualquier otro mecanismo idóneo que permita su posterior consulta. AVANCE SENTENCIAS conservará prueba de la autorización otorgada por cada Titular durante el tiempo que dure el tratamiento y el término de prescripción de las acciones derivadas del mismo.

En los casos en que no sea posible poner a disposición del Titular el texto completo de esta Política antes de recolectar sus datos, AVANCE SENTENCIAS informará mediante un aviso de privacidad la existencia de la Política y la forma de acceder a ella, de conformidad con el artículo 14 del Decreto 1377 de 2013.

10. DERECHOS DE LOS TITULARES

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, todo Titular cuyos datos sean tratados por AVANCE SENTENCIAS tiene derecho a:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a AVANCE SENTENCIAS, en particular cuando sean parciales, inexactos, incompletos, se encuentren fraccionados, induzcan a error, o cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo que la ley exceptúe dicho requisito.
  3. Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que AVANCE SENTENCIAS ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la normatividad de protección de datos personales, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante AVANCE SENTENCIAS.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, sin perjuicio de los deberes legales o contractuales que puedan impedir la supresión inmediata del dato.
  6. Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

El ejercicio de cualquiera de estos derechos no es requisito previo ni impide el ejercicio de los demás.

11. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS: CONSULTAS Y RECLAMOS

11.1 Área o persona responsable de la atención

El Titular, sus causahabientes o representantes podrán ejercer sus derechos a través del siguiente canal, dispuesto por AVANCE SENTENCIAS de conformidad con el artículo 13, numeral 4, del Decreto 1377 de 2013:

Área o persona responsable COORDINACION ADMINISTRATIVA

Correo electrónico administracion@avancesentrencias.com

Dirección física Cra 14 a # 127 – 15 – Bogotá, Colombia

Teléfono (+571) 7465524

11.2 Consultas

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal que repose en cualquier base de datos de AVANCE SENTENCIAS. La consulta se atenderá en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no sea posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11.3 Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que su información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o adviertan un presunto incumplimiento de la normatividad, podrán presentar un reclamo dirigido a AVANCE SENTENCIAS con la identificación del Titular, la descripción de los hechos, su dirección de contacto y los documentos que quiera hacer valer.

Si quien recibe la consulta o el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda dentro de los dos (2) días hábiles siguientes e informará de la situación al interesado.

12. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES

AVANCE SENTENCIAS podrá transmitir o transferir datos personales a los Encargados del Tratamiento que contrate para el desarrollo de su operación (proveedores tecnológicos, entidades fiduciarias, gestores de fondosy demás vehículos de inversión relacionados, asesores legales y financieros), así como a las autoridades públicas o judiciales que lo requieran en ejercicio de sus funciones legales.

Cuando la transferencia o transmisión implique el envío de datos personales fuera del territorio colombiano, AVANCE SENTENCIAS verificará que el país receptor cuente con niveles adecuados de protección de datos conforme a los estándares de la Superintendencia de Industria y Comercio, o que se configure alguna de las excepciones del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 (entre otras, autorización expresa del Titular, ejecución de un contrato entre el Titular y AVANCE SENTENCIAS, o reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial). En todo caso, se exigirá al receptor de la información el cumplimiento de obligaciones de confidencialidad y seguridad equivalentes a las aquí previstas.

13. MEDIDAS DE SEGURIDAD

AVANCE SENTENCIAS implementa medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y proporcionales para proteger los datos personales contra pérdida, adulteración, acceso no autorizado o fraudulento, uso indebido o divulgación, incluyendo, entre otras, controles de acceso a la información, cláusulas de confidencialidad con empleados y contratistas, y protocolos de gestión de incidentes de seguridad de la información.

14. DEBERES DE AVANCE SENTENCIAS COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

15. VIGENCIA

Esta Política rige a partir de su fecha de aprobación y publicación, y permanecerá vigente mientras AVANCE SENTENCIAS realice tratamiento de datos personales conforme a las finalidades aquí descritas. Las bases de datos administradas por la Empresa tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas, así como el término adicional que sea necesario para atender obligaciones legales, contables, fiscales o para la defensa de derechos en procesos judiciales o administrativos, de acuerdo con los plazos de conservación señalados para cada base de datos en la sección 16.

AVANCE SENTENCIAS podrá modificar esta Política en cualquier momento. Toda modificación sustancial en relación con las finalidades del tratamiento que afecte el contenido de la autorización será comunicada a los Titulares a través de los medios de contacto que disponga la Empresa, antes de o al momento de aplicar la nueva política.

17. ANEXO 1 — MODELO DE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

AVANCE SENTENCIAS S.A.S., en calidad de Responsable del Tratamiento, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y su Política de Tratamiento de Datos Personales, informa que los datos personales que usted suministre serán recolectados, almacenados, usados, circulados y, cuando corresponda, transferidos o transmitidos a terceros, con el fin de dar cumplimiento a las finalidades descritas en la sección 8 de dicha Política, incluyendo, según su relación con la Empresa, la originación y gestión de sentencias, la debida diligencia, la gestión contractual y de pagos, el reporte a inversionistas y vehículos de inversión relacionados, la prospección comercial, la atención al Titular, el control de acceso a las instalaciones (incluyendo datos biométricos cuando aplique) y la gestión de talento humano.

Usted podrá conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales, así como revocar esta autorización, siguiendo el procedimiento descrito en la sección 11 de la Política de Tratamiento de Datos Personales de AVANCE SENTENCIAS, disponible en [ENLACE O MEDIO DE CONSULTA DE LA POLÍTICA]. El ejercicio de estos derechos no es requisito previo ni impide el ejercicio de los demás.

Declaro que soy el Titular de la información suministrada en este formulario, que la he entregado de forma voluntaria, y que es completa, veraz y exacta. Autorizo de manera previa, expresa e informada a AVANCE SENTENCIAS S.A.S. el tratamiento de mis datos personales conforme a lo aquí descrito.

☐ Autorizo el tratamiento de mis datos personales para las finalidades descritas.

☐ Autorizo adicionalmente el envío de comunicaciones comerciales y publicitarias por SMS y correo electrónico.

☐ Autorizo el tratamiento de mis datos biométricos para fines de control de acceso a las instalaciones (dato sensible — su autorización es facultativa).

☐ Actúo en calidad de representante legal o tutor del menor ______________________________, identificado con ______________________, y autorizo el tratamiento de sus datos personales exclusivamente para la evaluación, cesión, trámite y pago de los derechos económicos que le correspondan, en su interés superior y en los términos de la sección 7 de la Política. Declaro que el menor fue escuchado cuando su madurez lo permitió.

Nombre: ______________________________ Documento: ______________________

Firma: _______________________________________ Fecha: ______________________